.png)
Em nosso primeiro artigo no blog, falamos da necessidade de promover ou não uma reunião. Agora, definida a necessidade e importância, discutiremos alguns papéis e estratégias de organização de reuniões de trabalho.
Deve-se ter em mente, primeiro, que toda reunião tem um "patrocinador" (sponsor, organizador), aquele responsável por organizar, convocar e conduzir a reunião, itens dos quais falaremos na sequência. É dele (ou por meio de um assistente, com sua assinatura ou destaque que o coloque como responsável) que deve partir o comunicado, e-mail e/ou memorando. É para ele, também, que todos os convidados devem se reportar (em caso de ausência, ou inclusão/exclusão de pauta, por exemplo).
Cabe ao patrocinador, quando do convite, deixar claros não apenas os detalhes como horário e local da reunião, mas destacar seu objetivo. Assim, todos poderão saber sobre o que se trata - e avaliar a necessidade de sua participação. Diferentemente da pauta da reunião, o objetivo deve ser claro, curto e preciso. Isto serve para qualquer ambiente, inclusive, para reuniões em ambientes mais formais onde as reuniões são normativas (condomínios ou repartições públicas, por exemplo).
Quando a comunicação acompanhar a pauta detalhada (especialmente em se tratando de convocações obrigatórias em órgãos públicos), é preciso determinar/estabelecer os prazos normativos e os meios de se incluir ou excluir algo de seu conteúdo, a quem isto deve ser reportado e por qual meio e, se for o caso, quem acatará e tomará estas decisões.
Quanto ao espaço das reuniões, deve-se planejar de forma adequada, tendo-se em mente o objetivo. Reuniões deliberativas, formais, devem ter um espaço sóbrio, de forma que todos possam se ouvir e se ver, e ferramentas que permitam que todos acompanhem a reunião e votem/deliberem rapidamente nos itens da pauta. Reuniões de planejamento, que são mais longas (por exemplo), podem ter espaços diferenciados, e devem contar com um ambiente que permita o conforto dos participantes, para que estes se concentrem no plano, e não apenas em si mesmos.
No quesito tempo, pode-se reconhecer um ótimo patrocinador, quando este estabelece uma hora de início e término da reunião, e principalmente, quando o obedece. Isto, além de uma questão de produtividade, demonstra respeito para com os convidados. Mesmo, quando as reuniões são informais. Em caso de não se esgotar o assunto, deve-se buscar finalizar no horário marcado, e se for preciso, adiar para um próximo encontro. Quando não é possível, e somente em caso de extrema necessidade, procure deixar claro a quem tem outros compromissos da obrigatoriedade ou não de sua permanência. Atrasos em reuniões, seja para o início ou para o término, são imperdoáveis, e demonstram falta de profissionalismo, organização, planejamento e, novamente, de respeito.
Em ambientes formais, as reuniões tendem a seguir um rito próprio da instituição, especialmente se houver deliberações. Não tratarei com detalhes sobre este assunto no momento. Porém, é importante destacar um ponto que, nos últimos anos, passei a observar mais atentamente. Cabe ao patrocinador, juntamente com o seu assistente, sempre deixar claro os ritos de uma reunião, informando-os rapidamente no início, especialmente quando novos membros estiverem presentes. Tenho percebido, ao longo dos anos, que os ritos são tidos, em alguns casos, como mera rotina, e sua desobediência é constante. Ilustrarei com o exemplo que tem me chamado atenção: informes gerais.
Item comum nas pautas de órgãos públicos e reuniões de clubes, condomínios, etc. (reuniões deliberativas em geral), os informes gerais foram introduzidos como uma forma de se dar espaço para assuntos não deliberativos nestas reuniões. Porém, seu mau uso, conduz a práticas bastante nocivas ao andamento de uma boa reunião. Neste caso, o patrocinador deve lembrar que ele ainda é o responsável pela reunião, e tentar organizar este item da melhor forma possível. Uma maneira de amenizar os efeitos negativos é deixar os informes gerais para o final da reunião (apesar de muitos dos patrocinadores de reuniões trazerem ao seu início, especialmente, para aguardar um quorum mínimo). Assim, evita-se que os informes gerais conduzam a reunião a um enfadonho jogo de egos ou gasto de tempo desnecessário, pois sendo ao final, estão os participantes são livres para se ausentarem. Cuidado: líderes excessivamente autocráticos ou centralizadores tendem a manter no início para que todos possam ouvi-lo; líderes excessivamente democráticos ou apaziguadores tendem a manterem no início para obrigar a todos se ouvirem. Ambos os perfis também gostam de determinar (de maneira gentil ou abusiva) que todos fiquem ao final.
Outro erro comum são os relatos pessoais feitos ao longo das reuniões. Por mais que o ambiente seja informal, deve-se lembrar que uma reunião é um espaço de trabalho. Claro, há diversas formas e perfis de se trabalhar a formalidade. Porém, uma dica pode ser valiosa: ao conduzir uma reunião de trabalho, mesmo que você seja alguém carismático e esteja em um espaço informal, evite introduções cansativas: contar histórias sobre as férias, sobre o dia ou até mesmo sobre assuntos diversos, pode simplesmente tirar o foco da reunião, e diminuir sua produtividade. Caso você deseje uma reunião menos formal, pense em criar então um espaço propício para isto: um brunch, por exemplo, ao final da reunião, principalmente se esta for extensa, pode ser uma saída. Mas, cuidado: senão todas as reuniões poderão se tornar demasiadamente longas, exclusivamente pela expectativa de, ao final, se ter o convívio informal ou o benefício de uma "festa". Lembre-se: se a reunião tem um propósito, siga-o, e divida bem os momentos de trabalho e de descontração. Isto aumenta o número de interessados, e consequentemente, os ganhos obtidos com a reunião.
Em suma: organize sua reunião com responsabilidade, equilíbrio e respeito. Evite cair na tentação de transformar reuniões em um palco. Assuma a responsabilidade de conduzi-la, ou delegue-a para quem é capaz de fazê-lo, sem medo. Tenha controle sobre tudo que acontece, e quando possível, destaque as responsabilidades atribuídas aos participantes. E, se precisar de mais alguma dica, entre em contato conosco.