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Nos últimos 10 anos tenho colecionado algum material sobre reuniões. Decidi, portanto, iniciar uma série de artigos sobre o tema, iniciando exatamente sobre a reflexão: quando uma reunião é realmente necessária?
Certa vez, um empresário (que aqui chamarei de Pedro, preservando sua identidade) havia me contratado para fazer um breve estudo sua empresa. O seu objetivo era expandir o mercado, mas para isso, queria antes conhecer melhor o seu consumidor. Achava que ali, estaria um trabalho típico e fácil, até decidir fazer parte do dia-a-dia de sua empresa. Apesar de ter apenas nove funcionários, todas as manhãs, religiosamente, fazia uma reunião com sua equipe. Poderia fazer sentido - se realmente as reuniões tivessem sentido. Além disso, costumava marcar reuniões com duplas ou trios, ao longo do dia. Cheguei a presenciar, pelo menos, uma meia dúzia destas nos dois primeiros dias. A partir daí, entendi porque havíamos demorado tanto a fechar nosso contrato - foram inúmeras reuniões para isso.
Essa obsessão do Pedro por reuniões me fez pensar: realmente, quando as reuniões ali eram necessárias? Minha tarefa, a partir daquele dia, era convencê-lo que a cada reunião ele sugava importante parte da energia que seus funcionários poderiam passar para seus clientes. Muito embora, o conteúdo de algumas pudesse ser interessante para a gestão, do ponto de vista da informação e da estratégia, existem outras maneiras de se gerenciar estas informações. Pedro, então, me contou que em uma experiência anterior de trabalho, as reuniões no início do dia eram importantes, segundo o seu então chefe, para um "aquecimento" da equipe de vendas. Pedro as detestava, mas as faz diariamente, em seu negócio, que por sinal é na área de serviços.
Como consultor, o trabalho de convencer Pedro de que ele e sua equipe precisavam se dedicar muito mais aos clientes do que a si mesmos era fundamental para o que desenharia como estratégia de expansão. Assim, determinar a necessidade de reuniões era fundamental. Mapeando seus processos e analisando minuciosamente seus serviços e capacidade pessoal e tecnológica, redesenhamos alguns de seus processos, e estabelecemos que as reuniões obedeceriam a alguns critérios, que avaliaram sua importância e necessidade. Tais critérios eram compartilhados com sua equipe, que também poderiam demandar uma reunião, quando achassem necessário, mas deveriam também considerar o nível de importância e urgência.
Com um exercício simples, foi possível estabelecer uma escala de necessidade. Deste modo, Pedro e sua equipe passaram a gastar muito mais tempo e energia com seus clientes, e muito menos, com reuniões. Pense, você também, antes de marcar uma reunião. E, se precisar de ajuda: entre em contato.
Até o próximo artigo da série!